Casi todas las conversaciones con un coordinador de centro empiezan en el mismo punto: ¿esto nos lo podemos permitir? La respuesta corta, para un curso estructurado dentro de un proyecto Erasmus+ KA1, es que la subvención está diseñada para cubrirlo entero. La respuesta larga merece entenderse, porque de cómo montes el presupuesto depende que eso acabe siendo cierto.
Las cuatro partidas
Una movilidad de personal KA1 se financia con cuatro partidas independientes. Se calculan por separado y no compiten entre sí.
- Tasas del curso. Lo que pagas al proveedor. El programa asigna a esta partida hasta 80 € por participante y día, con un techo de 800 € por participante y actividad. La mayoría de los cursos estructurados de calidad están por encima, y la diferencia se absorbe con el resto de partidas.
- Viaje. Una cantidad fija según la banda de distancia entre la localidad de origen y el destino, calculada con la propia herramienta de la Comisión Europea. Es una cantidad a tanto alzado, no un reembolso: no tienes que gastar exactamente esa cifra y la diferencia se queda en el proyecto si viajas barato. Hay complemento por viaje ecológico.
- Apoyo individual. Una tarifa diaria por participante para alojamiento y manutención, fijada según el grupo del país de destino, y que se cobra por los días de actividad más los días de viaje.
- Apoyo organizativo. Un importe adicional que se concede al centro por participante.
Las cifras exactas de las bandas de viaje y de las tarifas diarias cambian en cada convocatoria, así que consulta siempre la Guía del Programa vigente o las tablas de tu Agencia Nacional, y no un número que viste en un blog — este incluido.
Por qué el coste neto para el docente suele ser cero
Como las tasas, el viaje y la manutención van por partidas separadas, un participante en una movilidad de cinco días bien planificada no pone nada de su bolsillo. Donde los centros se llevan el susto es en los plazos: la Agencia Nacional abona una prefinanciación y el resto llega después del informe final. Un centro sin tesorería para cubrir ese hueco puede acabar pagando al proveedor antes de recibir la subvención.
Dos costumbres lo resuelven. Primera: pregunta al proveedor si acepta el pago cerca de la fecha del curso en vez de en la reserva. Segunda: agrupa las movilidades para que la prefinanciación cubra la primera tanda.
Qué hay que justificar
Al ser costes unitarios, no presentas tiques de comidas. Lo que sí tienes que acreditar es que la actividad ocurrió y que el participante la completó:
- Un certificado de asistencia del proveedor, con fechas, horas y contenidos.
- La documentación Europass Movilidad.
- El informe del participante en la plataforma Erasmus+.
- Prueba del viaje — tarjetas de embarque o billetes — que demuestre el desplazamiento.
Un proveedor que no pueda darte los dos primeros en un formato que acepte tu Agencia Nacional es un proveedor a evitar. Merece la pena pedir un certificado de muestra antes de reservar.
Tres errores que cuestan dinero
Leer el tope de tasas como un límite de gasto. No lo es. El tope regula lo que se asigna a esa partida, no lo que un centro puede gastar en un curso. Las cuatro partidas se conceden en conjunto y la mayoría de los centros equilibran una tasa más alta con las de viaje o apoyo individual. Valora el curso por lo que ofrece y luego mira el total.
Olvidar los días de viaje. El apoyo individual también los cubre, pero solo si los solicitas. Dos días extra por participante suman mucho en un grupo.
Reservar sin haber visto un certificado de muestra. Pídeselo al proveedor por adelantado. Debe indicar fechas, horas lectivas y contenidos: un certificado vago te lo puede cuestionar la Agencia Nacional cuando el curso ya ha terminado y ya no tienes margen de negociación.
Llevarlo a la práctica
Nuestros cursos estructurados en España están construidos en torno a lo que ofrece realmente la semana. Si quieres ver cómo salen los números para un grupo concreto, dinos la localidad de origen y el número de participantes y lo cruzamos con las tarifas vigentes de tu Agencia Nacional.